Quản lý và lưu trữ hồ sơ, hỗ trợ nhân viên hay sắp xếp thư từ… là những việc mà mọi công ty cần làm tốt để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ. Đây là nhiệm vụ của các Administrative assistant. Vậy Administrative là gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

Administrative là gì?

“Administrative” là một tính từ liên quan đến các công việc hành chính, quản trị trong hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trong ngữ cảnh này, “administrative” có thể hiểu là các nhiệm vụ liên quan đến quản lý, điều hành, tổ chức và thực hiện các công việc hành chính. Các công ty, dù hoạt động trong lĩnh vực nào, đều cần đến các công việc hành chính vì chúng không chỉ giúp hỗ trợ, giám sát mà còn điều phối và đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.

Administrative assistant, hay còn gọi là trợ lý hành chính, là một vị trí thường thấy trong các tổ chức, doanh nghiệp. Administrative assistant chịu trách nhiệm về công việc hành chính như sắp xếp hồ sơ, lịch hẹn, hỗ trợ nhân viên phòng ban khác, soạn thảo thư từ khi cần thiết… Administrative assistant làm việc với cả máy tính và con người, nên vị trí này vừa yêu cầu cần có khả năng giao tiếp tốt mà còn cần biết cách sử dụng mềm máy tính, làm báo cáo và quản lý cơ sở dữ liệu.

Nhiệm vụ của Administrative assistant gồm những gì?

Thông thường Administrative assistant có nhiều đầu việc khác nhau, xoay quanh việc hành chính và quản trị trong công ty. Sau đây là một số nhiệm vụ mà hầu như mọi Administrative assistant cần thực hiện:

• Sắp xếp và lưu trữ thông tin, sổ sách của công ty
• Hỗ trợ điều phối các công việc hành chính, gồm quản lý ngân sách, nhân sự, văn thư…
• Xử lý thư từ đến, gồm email và cả thư được gửi đến văn phòng
• Nghiên cứu và tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của cấp trên
• Triển khai các chương trình, hệ thống hay phương pháp mới
• Tiến hành đánh giá tài chính, khảo sát và thu thập thông tin về các vấn đề hành chính
• Bảo mật thông tin
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp, hội nghị cho cấp trên
• Trả lời và chuyển các cuộc gọi, tin nhắn đến các phòng ban phù hợp
• Đặt hàng văn phòng phẩm định kỳ
• Mua sắm các thiết bị, đồ dùng cần thiết cho công ty, quản lý hàng trong kho gồm vật tư, văn phòng phẩm…
• Liên hệ với các bên liên quan khi văn phòng cần bảo trì hay sửa chữa

Cần những yếu tố nào để trở thành Administrative assistant?

Bên cạnh bằng đại học và các kinh nghiệm liên quan, để trở thành một Administrative assistant tốt, bạn cần có những yếu tố sau đây:

1.   Khả năng tổ chức

Khả năng tổ chức bao gồm việc tạo ra các phương pháp cơ bản để xử lý các nhiệm vụ mang tính phức tạp và mang lại trật tự cho nơi làm việc. Khả năng tổ chức giúp Administrative assistant lưu trữ tài liệu một cách chính xác, chắt lọc thông tin nhanh chóng và lập ra các quy trình vừa giúp hoạt động kinh doanh nhanh chóng hơn, vừa giúp theo dõi tiến độ của lịch trình, dự án.

2.   Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để trở thành Administrative assistant. Vị trí này cần làm việc với nhiều phòng ban và cả với khách hàng, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói chuyên nghiệp, khéo léo sẽ giúp thông tin được truyền đi rõ ràng và nhanh chóng. Với nhiệm vụ tiếp nhận điện thoại cuộc gọi đến, khả năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp nhiệm vụ hoàn thành tốt hơn.

Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng quan trọng không kém. Administrative assistant sử dụng khả năng này để giao tiếp, điều phối sự kiện, cuộc họp và cả việc phân công trách nhiệm, đưa ra thông báo cho mọi người. Văn bản cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin và dễ hiểu.

3.   Linh hoạt

Sự linh hoạt giúp Administrative assistant có thể làm việc hiệu quả với các phòng ban, nơi mà mỗi người có tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Những cá nhân có khả năng thích nghi cao sẽ dễ dàng nhận diện nhu cầu của khách hàng và tìm ra giải pháp thích hợp khi vấn đề phát sinh.

Administrative assistant thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, và sự linh hoạt giúp họ quản lý thời gian hiệu quả, biết cách ưu tiên các công việc theo mức độ quan trọng và thời gian hoàn thành. Yếu tố này cũng hỗ trợ họ trong việc lập kế hoạch và quản lý lịch trình của bản thân cũng như của cấp trên. Khả năng thích nghi tốt với môi trường làm việc cho phép Administrative assistant hoàn thành công việc xuất sắc trong mọi tình huống, đồng thời giữ được sự bình tĩnh và tính toán kỹ lưỡng để giải quyết vấn đề một cách tối ưu.